Meetings sind super. Wenn man sie gut durchführt… Auf dem Weg zur effizienten Meeting Strategie kann dir die SHARKS Methode sehr helfen. Gute Visualisierungen sind immer hilfreich. Lass uns die Strategie zusammen durchgehen.
Aufmerksam auf die SHARKS Methode bin ich durch Doug Rose geworden. In seinem Lynda Kurs über „Managing Project Communication“ sprach er unter anderem über Möglichkeiten Meetings sinnvoll zu strukturieren. Los geht’s:
SHARK ist ein englisches Apronym für
S: state the agenda before you start
H: hijackers will be at your meeting
A: adding relevant information is the key to a good meeting.
R: repeat the agenda at the end of the meeting.
K: keep the meeting small and short.
S: scheduling should be outside the meeting.
Auf Deutsch wären wir dann bei:
T: Trage die Agenda zu Beginn des Meetings vor
E: Entführer triffst du bei jedem Meeting
R: Relevante Informationen hinzuzufügen ist der Schlüssel zu einem guten Meeting
W: Wiederhole gegen Ende die Agenda
K: Kurz und Knapp, so sollte das Meeting sein
T: Terminfindung sollte außerhalb des Meetings stattfinden
Klingt natürlich nicht mehr ganz so super, und wer kann sich schon TERWKT merken? (Jetzt das neue Buch zur Meeting Strategie: Die TERWKT-Methode… Wohl eher nicht…) Bleiben wir also bei SHARKS (oder du probierst dir etwas wie bspw. TERRA aus den oben stehenden Sachen zu bauen. Aber bevor man gute Sachen auseinander nimmt und gekünstelt abstrahiert wieder zusammensetzt kann man auch ein paar Sätze auf englisch lernen). Außerdem ist das Bild des großen Raubtiers, wie es durch den Konferenzraum schwimmt doch eine super Visualisierung, stellst du dir das einmal konkret vor, so vergisst du es bestimmt nie wieder.
Haie als Meeting Strategie – filetieren wir sie gemeinsam:
S: State the agenda before you start – Trage die Agenda zu Beginn des Meetings vor
Das hat einen ganz einfachen Grund: Im schlimmsten Fall realisiert jemand, dass er im falschen Meeting ist, im besten Fall holst du alle Teilnehmer mental ab und sorgst dafür, dass jeder noch mal präsent hat, worum es geht. Tatsächlich kommt es ja auch oft genug vor, dass Menschen zu Meetings eingeladen werden, ohne zu wissen, warum genau sie dort sind. Wenn du keine ausladende Agenda hast reicht auch ein einzelner Satz, wie z.B.:
„Heute besprechen wir den Einsatz eines neuen JIRA Widgets“
H: hijackers will be at your meeting – Entführer triffst du bei jedem Meeting
Entführer sind in diesem Falle Menschen die (unbewusst) versuchen das Thema zu ändern. Du warst sicher auch schon in einem Meeting, welches auf eine Stunde angesetzt war und zum Schluss gehst du mit dem Gefühl hinaus, dass keiner der wichtigen Punkte besprochen wurde!? Das liegt oft daran, dass Zwischenfragen gestellt werden, welche nicht zum Thema passen. Nicht dass die Zwischenfragen unwichtig sind – sie sind nur in diesem Kontext unpassend. Wenn über die technische Umsetzung eines Website-Features gesprochen werden soll, dann muss man eben ein extra Meeting aufsetzen, wenn es um die Kostenkalkulation geht. Sobald du Meetings innerhalb von Meetings entstehen lässt wirst du weniger Ziele erreichen und viele Menschen langweilen (und das kostet dich reales Geld). Sollte also jemand versuchen dein Meeting zu entführen sage eifnach:
„Das ist ein sehr interessanter und wichtiger Punkt. Wir sollten das Thema in einem gesonderten Meeting besprechen.“
A: adding relevant information is the key to a good meeting – Relevante Informationen hinzuzufügen ist der Schlüssel zu einem guten Meeting
Na klar, darum geht es ja schließlich bei einer Meeting Strategie. Der Fokus dieses Punktes liegt ganz klar auf den relevanten Informationen. Menschen wie ich, die von Natur aus gerne reden müssen sich zunächst daran gewöhnen nicht alles zu kommentieren (ich glaube bei mir klappt das mittlerweile ganz gut…).
Manche Menschen denken auch sie sollten sich entsprechend ihrer Rolle verhalten (soweit richtig) und dazu würde gehören immer viel zu reden (soweit falsch). Wenn du keine relevanten Informationen beitragen kannst sei einfach einen Moment still und höre aktiv zu. Ich war letztens erst in einem Meeting in dem jemand saß, der mir nicht vorgestellt wurde. Er war die ganze Zeit über sehr ruhig und hat sich nur gelegentlich zu den Themen geäußert. Letztendlich stellte sich heraus, dass er eine der höchsten Positionen im Raum innehatte. Da er aber nicht der Meinung war das durch eine reine Sprachfrequenz ausdrücken zu müssen, sondern sich lieber gezielt qualifiziert äußerte trug er sehr effizient zu einem guten Meeting bei.
Sollten einzelne Personen zu viel Zeit damit verbringen ihre Zustimmung auszudrücken nur um überhaupt etwas beizutragen, könntest du etwas sagen wie:
„Du stimmst diesem Vorgehen also zu. Lass uns doch gleich darüber reden, wie sich dies auf die Deadline auswirkt“.
R: repeat the agenda at the end of the meeting – Wiederhole gegen Ende die Agenda
Trage erneut die Agenda vor und vergleiche sie mit dem tatsächlichen Inhalt des Meetings. Dieser Punkt ist so etwas wie eine kleine Retrospektive des Meetings. Hier kannst du feststellen, was schiefgelaufen ist, ob jemand dein Meeting entführt hat, oder ob ihr einfach mehr Zeit hättet einplanen sollen. Hier geht es nicht darum jemandem Vorwürfe zu machen. Glaub mir, die meisten Menschen verstehen auch ohne persönliche Ansprache was gemeint ist, wenn du sagst:
„Wir müssen uns erneut treffen um die Serverkosten zu diskutieren, dies konnte hier leider nicht abschließend geklärt werden. Dafür haben wir heute den neuen Punkt der Opportunitätskosten besprochen.“
K: keep the meeting small and short – Kurz und Knapp, so sollte das Meeting sein
Angenommen du bist IT-Projektmanager und hast ein anderthalbstündiges Meeting mit fünf Entwicklern. Das ist schon ein Arbeitstag, an dem nicht an deinem Projekt programmiert wird. Und jetzt stell dir vor zwei der Entwickler waren nur aus Interesse da, oder vielleicht auch, weil du sie eingeladen hast ohne wirklich zu wissen, ob sie etwas konstruktives zum Thema beitragen können (womit wir wieder bei den Opportunitätskosten wären – keine so gute Meeting Strategie). Du warst bestimmt auch schon in einem Meeting, wo die Hälfte der Teilnehmer sofort ihre Laptops aufgeklappt und sich mit ihren Mails beschäftigt haben!? Denke also lieber vorher darüber nach, wer wirklich anwesend sein sollte und sorge dafür den Termin kurz und auf den Punkt zu gestalten.
Ein Fehler der mir selten untergekommen ist, aber durchaus mal auftaucht ist, dass ein Meeting weitergeführt wird, obwohl das Ziel erreicht wurde. Du hast den Konferenzraum eine Stunde gebucht und bist nach einer halben Stunde mit dem Thema durch? Dann kannst du deine Zeit sicher sinnvoller verbringen als noch weiter zu diskutieren.
S: scheduling should be outside the meeting – Terminfindung sollte außerhalb des Meetings stattfinden
Na klar, wenn dein Chef in die Runde fragt, ob jeder am nächsten Dienstag Zeit hat und alle Nicken ist alles super. Aber bevor jeder seinen Laptop aufklappt, sein Smartphone, oder den analogen Kalender zückt und man anfängt manuell einzelne Termine mit allen abzugleichen sollte man lieber direkt den digitalen Weg wählen. Eine Terminabstimmung per Outlook, Doodle, … ist deutlich effizienter als weitere zehn Minuten deiner Zeit auf so etwas zu verwenden. Wie wäre es mit einem abschließenden Satz wie:
„Die neuen Themen sollten wir unbedingt in einem neuen Meeting besprechen. Ich werde einen Terminvorschlag per Mail versenden.“
Das war es dann auch schon zum Thema Meeting Strategie. Und jetzt stell dir noch einmal den Hai im Konferenzraum vor. Wie er langsam am Whiteboard vorbei Richtung Beamer schwimmt…
Du hast weitere gute Tipps? Ich freue mich immer über Kommentare. Dieses Mal ging es um eine Meeting Strategie, aber natürlich gibt es noch viele andere wichtige Punkte und gute Methoden. Was benutzt du?
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